Description
Purves Redmond Limited (PRL) est une société canadienne de courtage d'assurance détenue par ses employés, forte de plus de 65 ans d'expérience. Avec des bureaux à Toronto, Vancouver, Calgary, Saskatoon et Montréal, nous nous spécialisons dans le courtage d'assurance, le conseil en gestion des risques et la consultation en avantages sociaux. PRL s'engage à offrir un service de haute qualité, une intégrité et des solutions innovantes aux entreprises partout au Canada.
Rôle
L'assistant(e) administratif(ve) assure la coordination quotidienne des opérations du bureau, notamment l'accueil et les tâches administratives. Ce rôle est essentiel pour maintenir un environnement professionnel, organisé et accueillant pour les employés, les clients et les visiteurs. Ce poste exige d'excellentes compétences organisationnelles, le souci du détail, la discrétion et un sens aigu du service.
Principales responsabilités
Administration et réception du bureau
- Accueillez les clients, les visiteurs et les membres de l'équipe avec chaleur et professionnalisme.
- Superviser les opérations de la réception, notamment la réponse et le transfert des appels, la gestion du courrier et des colis et la réponse aux demandes de renseignements généraux.
- Coordonner les salles de réunion, en veillant à ce qu'elles soient propres, équipées et réservées efficacement.
- Surveiller et réapprovisionner les zones de cuisine et les fournitures de bureau afin de maintenir un espace de travail bien organisé.
- Assurer la liaison avec la direction de l'immeuble et les prestataires de services pour répondre aux besoins de l'installation
- Rédiger et diffuser les communications internes (ex. : rappels d'événements, mises à jour de l'accueil, annonces).
- Favoriser un environnement de travail positif grâce à une collaboration proactive avec les collègues et les unités opérationnelles
- Assurer la coprésidence du Comité mixte de santé et de sécurité, en coordonnant les initiatives, les réunions et les communications entre les différents bureaux.
Coordination d'événements et de marketing
- Aider l'équipe marketing dans les tâches qui lui sont confiées.
- Apporter un soutien ponctuel aux événements destinés aux clients, selon les besoins.
- Gérer les stocks de matériel marketing et de produits dérivés.
- Préparer et distribuer des kits de bienvenue et des goodies aux nouveaux employés.
- Contribuer aux initiatives d'engagement des employés et aux campagnes internes
Exigences
- Expérience antérieure dans un rôle administratif ou de réceptionniste
- Excellentes compétences interpersonnelles et de communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.
- Très organisé(e), doté(e) d'un grand souci du détail et capable de gérer efficacement plusieurs tâches.
- Professionnel, autonome et enthousiaste
- Capacité à s'adapter facilement aux priorités changeantes dans un environnement de bureau dynamique
- Discrétion démontrée dans le traitement des informations confidentielles
- Maîtrise de la suite Microsoft Office et autres outils de travail
- Apparence et comportement professionnels